Overzicht

• 1. Lidmaatschap
  • Contributie
  • Opzeggen van het lidmaatschap
  • Wat zijn mijn rechten als lid?
  • Wat verwachten we van jou als lid?
• 2. Bestuur
  • Beleid bepalen en besluiten nemen
  • Integriteit en vertrouwelijkheid
  • Aanstelling bestuursleden
  • Schorsing bestuursleden
  • Einde van het bestuurslidmaatschap
  • Wanneer een bestuurslid tijdelijk afwezig of verhinderd is
• 3. Bestuursfuncties
  • Voorzitter
  • Secretaris
  • Penningmeester
  • Algemeen bestuurslid
  • Kandidaat-bestuurslid
• 4. Algemene Vergaderingen (AV)
  • Oproep tot vergadering
  • Voorstel voor agendapunten of bestuursleden door leden
  • Verloop van de vergadering
  • Digitaal stemmen
  • Stemprocedure
• 5. Vrijwilligers
  • Werkgroepen
  • Werkgroepcoördinator
  • Vrijwilligerscoördinator
• 6. Activiteiten van de vereniging
• 7. Donaties
• 8. Slotbepalingen

Huishoudelijk reglement

1. Lidmaatschap

De leden vormen samen de vereniging. Je bent lid als je

• je hebt aangemeld als verenigingslid en daarvan een schriftelijke bevestiging (per
  mail en/of post) hebt ontvangen van Caleidoscoop, en
• akkoord bent gegaan met het betalen van de contributie, of daarvoor een
  betalingsregeling hebt getroffen met het bestuur.

Contributie

De lidmaatschapsperiode loopt gedurende één kalenderjaar (1 januari t/m 31 december)
en kost 25 euro per jaar.

• Wanneer je tussen 1 augustus en 31 oktober lid wordt, betaal je voor de rest van
  het jaar 12,50.
• Wanneer je na 1 november lid wordt, krijg je de resterende tijd van dat jaar van
  ons, en betaal je alleen 25 euro voor het daaropvolgende jaar.

Het lidmaatschap wordt ieder jaar automatisch en zonder aankondiging verlengd.
Betalen kan via automatische incasso of overboeking.

• We innen de contributie in januari/februari. Je krijgt van ons een bericht met een
  aankondiging of verzoek van betaling.
• Het is mogelijk om in twee termijnen te betalen.
• Als je betalingsproblemen hebt, kun je contact opnemen met de penningmeester.

Opzeggen van het lidmaatschap

Uiterlijk 15 december moet je opzegging schriftelijk zijn doorgegeven aan de
ledenadministratie. Je krijgt altijd een bevestiging.

• Opzeggingen na 15 december worden behandeld als opzegging voor 15 december
  in het daaropvolgende jaar
• Het is niet mogelijk om je lidmaatschap met terugwerkende kracht op te zeggen

Wat zijn mijn rechten als lid?

• Je ontvangt na aanmelding een welkomstpakketje. Ook ontvang je onze
  ledencommunicatie – waaronder de Caleidokrant – per mail en/of post.
• Je hebt invloed op de koers van de vereniging. Dat kan onder andere door
  deelname aan de algemene ledenvergadering (AV) en de inspraakbijeenkomsten
  voor leden. Je kunt je mening laten horen en hebt stemrecht tijdens de algemene
  ledenvergaderingen.
• Je krijgt een account voor het ledenplatform op de website. Dit account wordt
  verwijderd na beëindiging van je lidmaatschap.
• Je kunt gratis of met korting deelnemen aan onze activiteiten.

Wat verwachten we van jou als lid?

• Je geeft wijzigingen in je adres- en contactgegevens schriftelijk aan ons door.
• We gaan er van uit dat je instemt met de gedragscode en andere afspraken die van
  toepassing zijn op je lidmaatschap, zoals geformuleerd in de statuten en het
  huishoudelijk reglement. De gedragscode vind je op
  www.caleidoscoop.nl/gedragscode.

2. Bestuur

Het bestuur bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging en handelt in het belang van
de vereniging. Bestuursleden zijn voor die rol door de ledenvergadering gekozen. Het
bestuur is eindverantwoordelijk voor het maken en (toezien op) de uitvoering van beleid
en activiteiten. Daarbij spant ze zich in om leden te betrekken en te raadplegen,
bijvoorbeeld door het organiseren van inspraakbijeenkomsten.

Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en bij voorkeur uit
nog twee tot zes algemeen bestuursleden. Bestuursleden bepalen onderling wie welke
functie krijgt. Bij voorkeur wordt tenminste de helft van het bestuur gevormd door
lotgenoten en/of naasten. Ze ontvangen voor hun inzet een onkosten- en/of
vrijwilligersvergoeding.

Beleid bepalen en besluiten nemen

Het bestuur vergadert minimaal eens per twee maanden en evalueert hun functioneren
minstens een keer per jaar uitgebreid. Bij het voeren van de financiële en
ledenadministratie wordt het bestuur ondersteund door een administratiekantoor.

Het bestuur neemt bestuursbesluiten. Dat betekent dat:

• Een besluit moet voldoen aan de wet. En aan de statuten en reglementen van de
  vereniging
• De meerderheid van het bestuur het eens is met het besluit
• Besluiten schriftelijk worden vastgelegd
• Het bestuur deze besluiten uitvoert (of erop toeziet dat dat gebeurt)
• Het bestuur haar besluiten kan verantwoorden

Besluiten die door de leden op de Algemene Vergadering worden genomen, moeten door
het bestuur worden opgevolgd.

Integriteit en vertrouwelijkheid

Bestuursleden gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle informatie waar zij toegang
toe krijgen, zowel tijdens als na hun bestuursperiode. Deze vertrouwelijkheid geldt ook
voor kandidaat-bestuursleden.

Wanneer er sprake is van tegenstrijdig belang meldt een bestuurslid dit en geeft die alle
gewenste informatie. Bestuursleden spreken elkaar erop aan als er mogelijk sprake is
van belangenverstrengeling. Ook leden kunnen (vermoedens van)
belangenverstrengeling melden.

Het bestuur vergadert over de kwestie, waarbij het betreffende bestuurslid niet
aanwezig mag zijn. Als er inderdaad sprake is van tegenstrijdig belang, mag dit
bestuurslid niet meestemmen over de zaken waar dit invloed op heeft. Dit wordt
vastgelegd in de notulen.

Aanstelling bestuursleden

Nieuwe bestuursleden worden door de AV benoemd na schriftelijke verkiezing. Bij
voorkeur hebben zij eerst een proefperiode gehad. Na deze proefperiode volgt een
evaluatie, inclusief besluit of iemand zich verkiesbaar stelt.

Als dat zo is, wordt het kandidaat-bestuurslid ingeschreven in de Kamer van Koophandel
(KvK). Deze inschrijving staat los van de verkiezing in de ledenvergadering, en is
wettelijk verplicht.

Kandidaat-bestuursleden moeten, als ze zich verkiesbaar stellen, op de
ledenvergadering aanwezig zijn. Of een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter
hebben gestuurd. Van ieder bestuurslid is een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist.

Schorsing bestuursleden

Een (kandidaat-)bestuurslid, dat herhaaldelijk blijk geeft van ongeschiktheid – of die de
afspraken in de gedragscode, statuten of huishoudelijk reglement schendt, kan door
zowel de leden of het bestuur worden geschorst. De leden nemen het uiteindelijke
besluit op de ledenvergadering. Voor het ontslaan van een bestuurder is een tweederde
meerderheid van de uitgebrachte stemmen nodig.

• Het geschorste bestuurslid mag diens functie in die periode niet uitoefenen en kan
  de vereniging niet vertegenwoordigen
• Een geschorst bestuurder heeft alleen toegang tot de algemene vergadering
  waarop haar/zijn/diens functioneren wordt besproken en heeft het recht zich
  tijdens de vergadering te verweren
• Bij schorsing is het betreffende bestuurslid verplicht alle eigendommen van de
  vereniging zonder uitstel over te dragen aan het bestuur

De leden kunnen zelf het initiatief nemen om een bestuurslid te ontslaan. Dat kan door
van het bestuur te eisen dat zij binnen redelijke termijn een AV organiseren, waarop de
redenen voor eventueel ontslag besproken worden. Daarna volgt een besluit. In de
statuten staat hoe leden dit kunnen doen en wat de voorwaarden zijn.

Einde van het bestuurslidmaatschap

Wanneer een bestuurslid zijn functie neerlegt, brengt deze bij voorkeur minstens drie
maanden van tevoren de andere bestuursleden op de hoogte.

Een bestuurslid dat stopt, draagt zorg voor overdracht van diens taken. Dat houdt in
ieder geval in:

• Een overzicht aanleveren van alle lopende zaken en taken, en andere relevante
  informatie. Dit overzicht is belangrijk voor de opvolger en het bestuur
• Het opslaan van alle relevante documenten en informatie in de digitale
  bestuursomgeving, vanuit bijvoorbeeld een persoonlijke mailbox
  • Vertrouwelijk documenten – waaronder eventuele deelnemerslijsten –
    worden vervolgens verwijderd van de persoonlijke (digitale of fysieke)
    omgeving
• Het overdragen van eigendommen van de vereniging aan het bestuur
• Het inwerken van een opvolger, als dat mogelijk is

Een afgetreden (kandidaat)bestuurslid wordt volgens de wettelijke termijn
uitgeschreven uit de KvK. Het bestuurslid is aansprakelijk tot het moment dat de
ledenvergadering het bestuur déchargeert (dat wil zeggen dat de leden het werk van
het bestuur goedkeuren en hen daarmee ontslaan van de aansprakelijkheid).

Als een afgetreden bestuurslid één van de gemachtigden is om bankzaken voor de
vereniging te regelen, geldt het volgende:

• Als deze afgetreden bestuurder wettelijk vertegenwoordiger is, moet deze taak
  worden overgenomen door een ander, zittend bestuurslid. Er moeten altijd twee
  wettelijk vertegenwoordigers ingeschreven staan
• Wanneer er sprake is van een interim-bestuurder die ter overbrugging financiële
  taken uitvoert, krijgt deze de rol van gemachtigde in de bank. Daarmee valt de
  uitvoering van deze taak onder verantwoordelijkheid van het zittend bestuur

Wanneer een bestuurslid tijdelijk afwezig of verhinderd is

Als een bestuurslid niet aanwezig is of (tijdelijk) diens taak niet kan uitvoeren, mogen de
andere bestuursleden optreden als plaatsvervanger en besluiten nemen. Wanneer een
bestuurslid langere tijd verhinderd is of diens taak niet kan uitvoeren, maakt het bestuur
daarover aanvullende afspraken met het bestuurslid.

Als gedurende een week of langer, geen enkel bestuurslid bereikbaar of aanspreekbaar
is, hebben de leden de verantwoordelijkheid tijdelijke plaatsvervanger(s) aan te wijzen.
Dit is beschreven in de statuten.

3. Bestuursfuncties

Voorzitter

De voorzitter heeft de algemene leiding van de vereniging en het bestuur, en houdt overzicht over wat er gebeurt in de vereniging. Ook vertegenwoordigt de voorzitter de vereniging. De taken van de voorzitter zijn onder meer:

• Het leiden van de bestuurs-, vrijwilligers- en ledenvergaderingen
• Ervoor zorgen dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement en eventuele andere beleidsstukken
• Ervoor zorgen dat bestuursleden hun taken naar behoren en volgens afspraak vervullen. Wanneer dat niet het geval is, spreekt een voorzitter iemand daarop aan
• Erop toezien dat genomen besluiten worden uitgevoerd
• De voorzitter heeft toegang tot de bankrekeningen van de vereniging, tenzij binnen het bestuur anders wordt afgesproken. Ook beoordeelt de voorzitter persoonlijke declaraties van de penningmeester voordat ze mogen worden uitbetaald.

Secretaris

De secretaris verzorgt de correspondentie en administratie van de vereniging. De
secretaris maakt notulen van vergaderingen, en coördineert of verzorgt de
communicatie met de leden.

De taken van de secretaris zijn onder meer:

• Maken van verslagen van vergaderingen. Daarin staan in ieder geval:
  • De datum van de vergadering
  • De aanwezige en afwezige bestuursleden
  • De genomen besluiten
  • De ondertekening voor het vaststellen van de notulen
• Actiepunten vastleggen en daarvan overzicht houden
• Opstellen van de agenda voor elke bestuurs- en ledenvergadering, in overleg met
  de voorzitter
• Coördineren van het opstellen van het jaarlijkse bestuursverslag
• Lezen, bespreken, beantwoorden en archiveren van binnenkomende post
• Ervoor zorgen dat alle relevante stukken voor het bestuur en de vereniging
  overzichtelijk en veilig bewaard worden

Penningmeester

De penningmeester beheert de financiën en de financiële administratie van de
vereniging, en adviseert binnen het bestuur over wat financieel verstandig is. Ook geeft
de penningmeester steeds inzicht in de financiën aan het bestuur.

De taken van de penningmeester zijn onder meer:

• Beheren van bank- en spaarrekeningen, beleggingen en investeringen. Zij/hij/hen
  heeft niet meer contant geld in bezit dan noodzakelijk is
• Opstellen van financiële overzichten, waaronder de begroting en jaarrekening,
  eventueel samen met het administratiekantoor
• Beoordelen, innen en (opdracht geven tot) het betalen van facturen en declaraties.
  Beoordelen of voorgenomen/gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de
  jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of andere gemaakte afspraken
  met het bestuur
• Ervoor zorgen dat de jaarlijks instellingssubsidie wordt aangevraagd en dat
  wijzigingen tijdig worden doorgegeven. Ook het contact met en de verantwoording
  van eventuele projectsubsidies worden door de penningmeester verzorgd

Algemeen bestuurslid

Naast de genoemde basisfuncties in het bestuur (voorzitter, secretaris en
penningmeester) kunnen extra bestuursleden worden aangesteld met een bepaalde
portefeuille of kerntaak.

Kandidaat-bestuurslid

Het bestuur kan kandidaat-bestuursleden benoemen. Kandidaat-bestuursleden starten
een proefperiode van ongeveer drie maanden, waarin zij kennis maken met het
bestuurswerk en ingewerkt worden. Na de proefperiode volgt een evaluatie en besluit
door het bestuur over de voortzetting van de samenwerking.

• Tijdens de proefperiode volgt de kandidaat een cursus over bestuurswerk.
• Wanneer een kandidaat-bestuurslid daadwerkelijk bestuurslid wil worden, stelt
  deze zich in de eerstvolgende AV verkiesbaar. Tussen de proefperiode en de
  verkiezing in de AV mag een kandidaat-bestuurslid meestemmen in de
  bestuursvergaderingen.
• Wanneer een aspirant-bestuurslid als bestuurslid handelt, is deze volgens de wet
  ook als zodanig aansprakelijk. Daarom wordt deze, na de proefperiode,
  ingeschreven in de Kamer van Koophandel.

4. Algemene Vergaderingen (AV)

Het bestuur schrijft één keer per jaar – en vaker als dat nodig is – een algemene
vergadering uit.

Oproep tot vergadering

De datum van de AV wordt via de ledenpost en website gedeeld zodra deze bekend is. De oproep voor de algemene vergadering wordt tenminste veertien dagen van tevoren
per post naar alle leden gestuurd. Wanneer dat kan, doet het bestuur dat eerder. De
agendapunten worden – voor zover bekend – in de oproep vermeld.

Voorstel voor agendapunten of bestuursleden door leden

Als lid kun je zelf voorstellen doen voor agendapunten voor de AV. Deze voorstellen voor
agendapunten ontvangt het bestuur het liefst zo snel mogelijk per post of mail, maar
uiterlijk vijf werkdagen voor de AV. Vermeld in je bericht wat je wilt bespreken,
voorstellen of vragen van de ledenvergadering. Je krijgt een ontvangstbevestiging.
Binnengekomen agendapunten worden altijd gemeld op de AV.

Ook mogen leden zelf kandidaat-bestuursleden voordragen op de AV. Dat is mogelijk
door een schriftelijke voordracht te sturen naar het bestuur, ondertekend door minimaal
drie leden. Dit moet minimaal 48 uur voor de start van de vergadering zijn ingediend. Het
bestuur is vervolgens verplicht de ledenvergadering op de hoogte te stellen van deze
voordracht.

Verloop van de vergadering

• Voor de start van de AV wordt gecontroleerd of je lid bent
• De voorzitter heeft het recht een discussie te beëindigen, tenzij de meerderheid
  van de aanwezige leden het daar niet mee eens is
• Als bij een stemming evenveel mensen voor als tegen zijn, kan de voorzitter een
  herstemming vragen. Is er opnieuw geen meerderheid? Dan wordt het voorstel
  afgekeurd
  • Wanneer een stemming een persoon betreft, geldt een andere procedure.
    Dit staat in de statuten
  • Elk lid heeft het recht om te eisen dat de stemmen opnieuw geteld moeten
    worden

Digitaal stemmen

Het is mogelijk om digitaal deel te nemen aan de ledenvergadering en te stemmen. Het
bestuur moet deze mogelijkheid dan eerst in de oproep aankondigen. En uitleggen op
welke manier je je stem kunt uitbrengen. Er zijn twee varianten van digitaal stemmen:

• Er kan maximaal een maand van tevoren schriftelijk worden gestemd via een
  speciaal daarvoor bestemd mailadres
• Er kan tijdens een ledenvergadering worden gestemd door mensen die middels
  beeldbellen aan de vergadering deelnemen

De statuten vermelden een aantal voorwaarden voor digitaal stemmen. Eén daarvan is
dat je geïdentificeerd moet kunnen worden.

Stemprocedure

• Over personen wordt schriftelijk en anoniem gestemd
  • De uitgebrachte schriftelijke stemmen worden geteld door drie aanwezige
    leden. Zij bepalen of een uitgebrachte stem geldig is, tellen de stemmen
    en maken de uitslag van de stemming tijdens de AV bekend
• Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter een schriftelijke
  stemming wenselijk of noodzakelijk vindt
  • Als iemand bezwaar heeft tegen een mondelinge stemming, kan die dat
    laten weten aan de voorzitter
• Bestuursleden hebben een raadgevende stem. Dat betekent dat zij de leden
  kunnen adviseren over wat volgens hen de beste keuze is.

5. Vrijwilligers

Vrijwilligers maken het mogelijk dat de vereniging activiteiten kan bieden aan haar
achterban. Namens de vereniging voeren zij werkzaamheden uit, en ontvangen daarvoor
een onkosten- en/of vrijwilligersvergoeding.

• Alleen leden van de vereniging kunnen vrijwilliger zijn
• Vrijwilligers worden door het bestuur aangesteld
• Met elke vrijwilliger stellen we een vrijwilligerscontract op
• Vrijwilligers zijn bij voorkeur lotgenoten of naasten. Dit is echter niet vereist.
  De onkosten- en vrijwilligersvergoeding is niet hoger dan het normbedrag dat de
  belastingdienst jaarlijks vaststelt
• Het bestuur nodigt leden uit om feedback te geven op het vrijwilligersbeleid en
  stelt vervolgens het vrijwilligersbeleid vast. Het vrijwilligersbeleid is van toepassing
  op alle vrijwilligers

Wanneer een vrijwilliger herhaaldelijk niet in staat of ongeschikt blijkt om diens taken uit
te voeren, en/of de afspraken zoals in onder andere de gedragscode en het
vrijwilligersbeleid niet naleeft, bespreekt het bestuur dit met de vrijwilliger. Het bestuur
kan de vrijwilliger uit diens functie ontheffen. Het bestuur motiveert dat besluit en deelt
dat schriftelijk mee aan de betreffende vrijwilliger, en indien nodig aan de deelnemers
van de activiteit.

Het bestuur kan ook samenwerken met mensen en organisaties die geen lid of
vrijwilliger zijn, maar toch namens de vereniging activiteiten uitvoeren. Bijvoorbeeld bij
projecten. Dan gelden vaak andere afspraken dan hierboven.

Werkgroepen

Vrijwilligers maken deel uit van een of meer werkgroepen. Een werkgroep is een
subgroep van vrijwilligers die zich bezighoudt met het uitvoeren van een bepaalde
activiteit van de vereniging. De activiteiten van de werkgroepen dragen bij aan het
verwezenlijken van de doelen van de vereniging.

Omdat het bestuur eindverantwoordelijk is voor de vereniging en haar activiteiten, heeft
zij een doorslaggevende stem bij besluiten over de werkgroepen. Ze spant zich in om
vrijwilligers en/of leden te betrekken bij besluitvorming.

• Werkgroepen worden door het bestuur ingesteld. Ook kan het bestuur een
  werkgroep ontbinden
• Het bestuur bepaalt de samenstelling en bevoegdheden van de werkgroepen
• De werkgroep legt periodiek en op verzoek verantwoording af aan het bestuur

Werkgroepcoördinator

Elke werkgroep heeft een werkgroepcoördinator. Deze persoon houdt overzicht in de
werkgroep, stuurt aan en is aanwezig op het kwartaaloverleg voor vrijwilligers.
De werkgroepcoördinator heeft als taak:

• Zorgen dat er vergaderingen worden gepland met de werkgroepleden, en dat
  daarvan notulen zijn
• Zorgen voor overzicht in de taken van de werkgroep(leden) en de vacatures die er
  zijn
• Kennismakingsgesprekken voeren met aspirant-vrijwilligers (samen met
  vrijwilligerscoördinator of bestuurslid) en hen tijdens de inwerkperiode te
  begeleiden
• Zorgen voor contact met de rest van het vrijwilligersteam en bestuur, door
  minimaal eens per kwartaal een update te plaatsen en aanwezig te zijn op het
  kwartaaloverleg

Bovenstaande taken kunnen ook worden uitgevoerd door andere werkgroepleden. Wel is
er altijd een overzicht van wie wat doet. De taken en bevoegdheden van
werkgroepcoördinatoren worden beschreven in het vrijwilligersbeleid.

Vrijwilligerscoördinator

Het bestuur kan een vrijwilligerscoördinator betrekken. Deze coördineert de inzet van
vrijwilligers en voert bijvoorbeeld de kennismakings- en voortgangsgesprekken met
(aspirant)vrijwilligers.

De taken en bevoegdheden van een vrijwilligerscoördinator worden beschreven in het
vrijwilligersbeleid.

6. Activiteiten van de vereniging

De vereniging organiseert activiteiten die passen binnen de doelstelling van de
vereniging. We gaan ervan uit dat deelnemers aan deze activiteiten de gedragscode
hebben gelezen en zich daaraan houden. Leden kunnen suggesties doen voor
activiteiten en hun voorstel indienen bij het bestuur.

• Het bestuur kan bepalen dat een activiteit uitsluitend toegankelijk is voor een
  bepaalde doelgroep en kan aanvullende voorwaarden vaststellen. Deze
  voorwaarden of afspraken worden op de website vermeld
• Het bestuur kan besluiten een activiteit te beëindigen. Het bestuur legt schriftelijk
  uit waarom ze daartoe heeft besloten, en stelt waar nodig deelnemers persoonlijk
  op de hoogte
• Activiteiten van leden uit naam van Caleidoscoop moeten vooraf bij het bestuur
  worden ingediend om goedkeuring te krijgen van het bestuur.

7. Donaties

Donateurs kunnen eenmalig of periodiek de vereniging financieel steunen. Ook leden
kunnen, naast hun contributie, een extra financiële bijdrage doen. Dit kan via
overboeking en automatische incasso; we nemen geen contante donaties aan.

Giften komen altijd volledig ten goede aan de vereniging. Het minimumbedrag van een
donatie is 5 (vijf) euro.

Caleidoscoop heeft de ANBI-status. Daardoor zijn giften onder voorwaarden aftrekbaar
bij de belastingdienst.

8. Slotbepalingen

Een kopie van het huishoudelijk reglement is op te vragen bij het bestuur, en te vinden
op www.caleidoscoop.nl/huishoudelijkreglement. Het huishoudelijk reglement is een
aanvulling op de statuten: www.caleidoscoop.nl/statuten.