Algemene ledenvergadering 2025

Beste leden,

we nodigen je graag uit om elkaar zaterdag 12 april te ontmoeten in De Engel (Burg. Wallerweg 2 in Houten) voor onze jaarlijkse ledenvergadering. Na afloop is er een borrel om verder te kletsen met de andere aanwezigen. We sturen alle leden een persoonlijke uitnodiging via de brievenbus.

Ben je er bij? Meld je voor 5 april aan.

Wanneer? Zaterdag 12 april, 14 – 16 uur met aansluitende borrel tot 17.00. Inloop: 13.30 uur 

Waar? De Engel, Burg. Wallerweg 2, Houten. www.deengel.nl. Het is dit keer helaas niet mogelijk om online aan te sluiten.

We praten met elkaar over wat er afgelopen jaar gebeurd is en kijken vooruit. Een belangrijk onderwerp is de statutenwijziging en de toekomst van de vereniging. Je kiest ook nieuwe bestuursleden, kunt vragen stellen en natuurlijk andere leden en vrijwilligers ontmoeten voor een praatje. 

De locatie is toegankelijk voor mensen met een rolstoel of hulphond. Laat het ons weten als je bepaalde voorzieningen nodig hebt, zodat je zo onbelemmerd mogelijk kunt deelnemen.  

Concept-agenda 

1. Welkom & check-in 
2. Agenda en notulen vorige ALV vaststellen 
3. Jaarrekening 2024 en verslag kascommissie (stemming) 
4. Bestuursverslag 2024 (stemming) 
5. Begroting en plannen 2025 
6. De toekomst van de vereniging  
   • Realiteit versus behoefte 
   • Taken/verantwoordelijkheden van leden en bestuur 
   • Missie en visie en Caleidoscoop op lange termijn 
7. Bestuursverkiezing. Verkiesbaar zijn:
   • Antoinette Grintjes (algemeen bestuurslid, tweede termijn)  
   • Candace Breman (algemeen bestuurslid) 
   • Jamie Appeldoorn (secretaris) 
   • Hans Deckers (penningmeester) 
8. Statutenwijziging (stemming) 
9. Huishoudelijk reglement: geactualiseerde versie (stemming) 
10. Rondvraag & check-out 

Wil jij iets op de agenda zetten?  

Mail voor 31 maart naar bestuur@caleidoscoop.nl ovv ‘Agendapunt ALV 2025’ en beschrijf wat je wilt bespreken, of wat je vraag/voorstel is aan de leden.  

Algemeen bestuursleden en kascommissieleden gezocht 

Om het bestuur haalbaar te houden, zoeken we nog enkele algemeen bestuursleden. Juist nu het bestuur iets groter is, kunnen we de taken beter verdelen en je beter inwerken, zodat de druk op individuele bestuursleden vermindert en we de taken aan (blijven) kunnen. Heb je interesse om een proefperiode mee te lopen, kennis te maken en daarna mogelijk door te gaan als bestuurslid? We horen graag van je.  

Namens alle leden roepen we ook nogmaals op om uit jullie midden kascommisieleden aan te stellen. Als de leden deze financiële controles niet organiseren, loopt de vereniging het risico eventuele financiële problemen niet op te merken, wat grote gevolgen kan hebben voor de toekomst van de vereniging. Het organiseren van de kascommissie is een verantwoordelijkheid en taak van de leden. Op dit moment is er nog minimaal één kascommissielid nodig. Er is uitgebreide informatie beschikbaar hoe je deze taak uitvoert (samen met een ervaren lid). Wil je deze taak (leren) doen? Meld je dan aan via bestuur@caleidoscoop.nl.  

Waar vind ik de verslagen waarover ik kan stemmen?  

• Op het ledenplatform van de website, uiterlijk 5 april.   
• Als je je hebt aangemeld voor de ALV: uiterlijk maandag 7 april in je mailbox.  

We gaan er van uit dat je de stukken van tevoren gelezen hebt en ze bij je hebt als je ze tijdens de vergadering wilt naslaan. Tijdens de ALV lichten we de belangrijkste dingen toe en kun je reageren of vragen stellen over de stukken. Na goedkeuring van de leden publiceren we het jaarverslag en de jaarrekening op de website. Daar vind je ook de verslagen van eerdere jaren: www.caleidoscoop.nl/jaarverslagen.   

Machtigingen  

Als je zelf niet bij de ledenvergadering kunt zijn maar wel je stem uit wilt brengen, kan dat via een machtiging. Een lid dat aanwezig is, geef je toestemming om namens jou te stemmen. Jullie moeten beiden het machtigingsformulier ondertekenen. Je mag als deelnemer op locatie voor maximaal één ander lid stemmen. De secretaris controleert de geldigheid van de machtigingen. Je mag het formulier naar ons mailen of mee (laten) nemen op 12 april.

Inspraakavonden voor leden 

Wil je vaker meedenken over onderwerpen die belangrijk zijn voor de vereniging? Check dan www.caleidoscoop.nl/agenda voor de online inspraakbijeenkomsten. De verslagen komen na afloop beschikbaar op het ledenplatform.  

Ben je er bij op 12 april? We kijken uit naar je komst. Meld je aan voor 5 april via onderstaand formulier.

Hartelijke groet, 

Jesse Twilhaar (voorzitter) en Antoinette Grintjes (algemeen bestuurslid) 
bestuur@caleidoscoop.nl  

Ik ben er bij!

Wat doen we tijdens een algemene (leden)vergadering?

ALV = Algemene LedenVergadering. Tegenwoordig wordt overigens steeds vaker ‘algemene vergadering’ (AV) of ‘jaarvergadering’ gebruikt. 

Minimaal eens per jaar nodigen we alle leden uit voor een vergadering. De leden die op de Algemene Vergadering komen, nemen samen besluiten over de vereniging. Ook kiezen ze bestuursleden. Het maakt niet uit of je één dag of tien jaar lid bent: iedere stem telt mee.

Tijdens een ALV praten we je als lid bij over het afgelopen verenigingsjaar en laat je je stem horen. Je leest het bestuursverslag en beoordeelt de jaarrekening, en kunt eventueel zelf agendapunten inbrengen. In het bestuursverslag staat een overzicht van alle activiteiten van de vereniging, de belangrijkste besluiten die het bestuur heeft genomen en wat de plannen zijn voor het komende jaar. De jaarrekening laat zien waar het geld van de vereniging aan is besteed.

De leden hebben samen als taak om het bestuur te controleren en om een kascommissie samen te stellen van leden uit hun midden. Minimaal twee leden controleren dan namens de leden de inkomsten en uitgaven tot in detail, stellen de penningmeester en eventueel andere bestuursleden al hun kritische vragen en leggen hun conclusie dan voor aan de leden. Ze kunnen daarbij ook adviezen geven over hoe het geld beter besteed zou kunnen worden.

Het bestuur neemt gedurende het jaar allerlei besluiten, en heeft daarbij als kerntaak in het belang van de vereniging te handelen. Het belang van de vereniging overstijgt het individuele belang. Tijdens een jaarvergadering controleren de leden of het bestuur dat goed genoeg heeft gedaan. Als dat zo is, keuren ze het bestuurs- en financiële verslag en de verantwoording van het bestuur goed.

Na het formele deel van de middag, sluiten we de dag met elkaar af met een gezellige borrel. Een ideaal moment om verder te kletsen met andere leden en nieuwe mensen te leren kennen!