We zijn heel blij dat je ons team versterkt! Daarom bieden we je graag een vrijwilligers- en onkostenvergoeding aan. Via deze pagina kun je daar gebruik van maken. We betalen binnen drie weken.
Hulp nodig?
- Onderaan deze pagina vind je uitleg over dit formulier. Nadat je je declaratie hebt ingediend, krijg je een automatische kopie op je eigen mailadres.
- Lukt het niet? Een leeg declaratieformulier (Word-document) invullen en per mail naar de penningmeester sturen mag ook.
- Hulp en vragen: penningmeester@caleidoscoop.nl.
Uitleg bij gebruik declaratieformulier
- Kies het soort activiteit waarvoor je declareert.
- Als je voor ‘Werkgroepen’ kiest, verschijnt een nieuw veld. Selecteer de werkgroep waar de kosten betrekking op hebben of (als het gaat om bijvoorbeeld een teamdag) de/een werkgroep waar je in zit.
- De optie ‘Ontmoetingsdag’ is alleen voor de landelijke ontmoetingsdag.
- Klik nu op de knop ‘Kosten toevoegen’. Een pop-up venstertje verschijnt.
- Kies bij ‘Soort kosten’ om wat voor type kosten het gaat. Bijvoorbeeld een vrijwilligersvergoeding of catering voor gespreksgroepen.
- Heb je auto-kosten? Vul het totaal aantal kilometers (heen en terug) in. Het bedrag wordt automatisch berekend.
- Specificeer bij ‘Opmerking’ waar de kosten precies betrekking op hebben. Bijvoorbeeld “Vrijwilligersoverleg in Amersfoort op 1 juli 2025” of “Vrijwilligersvergoeding maart tot en met juli (3 keer 25 euro)”.
- Vul het bedrag in en klik op ‘Add kosten’ – het venstertje sluit.
- Onder ‘Specificatie’ verschijnen nu de kosten die je net hebt ingevuld.
- Heb je meer soorten kosten? Lees onderaan deze pagina hoe dat werkt.
- Kies bij ‘Soort kosten’ om wat voor type kosten het gaat. Bijvoorbeeld een vrijwilligersvergoeding of catering voor gespreksgroepen.
- Voeg bonnetjes toe als dat nodig is. Dat kan een foto, pdf of ander bestand zijn.
- Je hebt geen bon nodig voor autokosten en vrijwilligersvergoeding. Wel voor alle andere kosten, inclusief openbaar vervoer.
- Heb je vragen of opmerkingen over je declaratie? Bijvoorbeeld als je twijfelt over bepaalde kosten of waar ze onder horen? Vul dat in bij Opmerkingen.
- Verstuur je declaratie. Gelukt!
- Je krijgt automatisch een kopie van je declaratie in je mailbox. Is dat niet zo? Dan gaat er waarschijnlijk iets mis.
- Binnen drie weken wordt je declaratie uitbetaald.
Heb je meerdere soorten kosten?
- Herhaal stap 2 en 3 voor elk van die kosten.
- Je zult zien dat het veld ‘Soort activiteit’ de laatst gemaakte selectie toont. Verander dit zelf in de passende keuze.
- Declareer je een vrijwilligersvergoeding? Je hoeft niet voor elke maand een aparte regel te maken.
- Noteer bij stap 3 (Opmerkingen) om welke periode het gaat en hoeveel de vergoeding per maand is. Vul dan zelf het totaalbedrag in (bijvoorbeeld 75 euro als je declareert voor drie maanden à 25 euro).
