Vrijwilligersbeleid

Samenvatting vrijwilligersbeleid

De volledige tekst en alle afspraken lees je in de download (PDF) hierboven. De cijfers (H1, H2) verwijzen naar de hoofdstukken in het beleid.

1. Onze visie op vrijwilligerswerk (H1, H2)

Samenwerking en ontwikkeling staan centraal. Jij zet je in voor de missie van Caleidoscoop; wij bieden je een prettige plek waar je kunt ontwikkelen en je gewaardeerd weet. Zowel veel deelnemers als vrijwilligers hebben ervaring met dissociatie en/of trauma. We erkennen de impact hiervan, onder meer doordat we rekening houden met een veranderlijk energieniveau en belastbaarheid. Tegelijkertijd vragen we dat je afspraken nakomt en kunt communiceren.

Als vrijwilliger kun je je vinden in de missie en visie van Caleidoscoop en draag je die uit. We werken vanuit ervaringsdeskundigheid en gelijkwaardigheid – we bieden geen hulpverlening. Je kunt je bij ons ontwikkelen van ‘iemand met eigen ervaring’ naar ‘ervaringsdeskundige’ als je dat wilt.

2. Vrijwilligerswerk bij Caleidoscoop: wat kun je verwachten? (H3)

We hebben een uitgebreide online vrijwilligersgids die je altijd kunt raadplegen. Je vindt er tips, ondersteuning, taakbeschrijvingen en achtergrondinformatie. Ook de beleidsafspraken staan daar overzichtelijk. Log in met je vrijwilligersaccount om de gids te lezen.

2a. Een veilige werkomgeving (3.1, 3.2)

We luisteren naar elkaar, spreken ons uit en proberen vragen te stellen in plaats van aannames te doen. De gedragscode over omgaan met elkaar vind je op www.caleidoscoop.nl/gedragscode en geldt ook voor vrijwilligers.

Van iedere vrijwilliger vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ondertekend vrijwilligersakkoord. We maken individuele afspraken over je noodcontact.

2b. Duidelijke afspraken (3.2)

We verwachten van iedere vrijwilliger, dat je:

• Haalbare afspraken kunt maken over jouw inbreng en deze nakomt
• Notulen van je (werk)groep leest
• Tijdens of voor de vergadering een update geeft over de actiepunten waar jij je aan verbonden hebt
• Je afmeldt bij vergaderingen waarvoor je uitgenodigd bent, als je niet kunt
• Je contact opneemt met de vrijwilligerscoördinator als je iets anders wilt doen. En/of als je minder belastbaar bent, een pauze wilt inlassen of als je wilt stoppen.

Als je deel wilt nemen aan andere werkgroepen of je belastbaarheid verandert, is de vrijwilligerscoördinator je eerste aanspreekpunt. Met de werkgroepcoördinator overleg je wanneer je binnen je (werk)groep iets anders wilt doen.

2c. Omgaan met wisselende belastbaarheid (3.3)

We starten het liefst overzichtelijk: liever één taak die lukt, dan veel taken die niet afkomen. Wanneer je start, heb je gedurende drie maanden een inwerkbuddy.

We staan regelmatig stil bij hoe het met je gaat, of je nog blij wordt van je taken en of het lukt om die te doen. Bijvoorbeeld tijdens vergaderingen en tijdens het individuele jaargesprek.

Als je pauze nodig hebt van je vrijwilligerswerk, neem je contact op met de vrijwilligerscoördinator om afspraken te maken die je helpen. En plan je een vervolggesprek over uiterlijk drie maanden. Deze afspraken bieden jou rust en je teamleden duidelijkheid.

2d. Samenwerken & communicatie (3.4, 3.5)

We werken vooral online: per mail en ons digitaal kantoor (Teams en Sharepoint). Jaarlijks hebben we een teamuitje en nieuwjaarsborrel op locatie.

In het algemeen geldt een reactietermijn van twee weken. Per werkgroep kunnen de afspraken verschillen: bij de werkgroepcoördinator en in vrijwilligersgids vind je meer informatie. Als je er een tijdje niet bent, zet dan de autoreply op je mail aan. We hebben een overzicht gemaakt met wat we doen als we geen contact krijgen. 

2e. Ondersteuning (3.6) en verantwoordelijkheden en bevoegdheden (H12)

We helpen je graag. Wie doet wat en waar kun je terecht? De verantwoordelijkheden en bevoegdheden verschillen per functie:

• Bestuur: heeft de leiding over team en vereniging en is aanspreekpunt voor onder andere beleid. bestuur@caleidoscoop.nl.
• Vrijwilligerscoördinator: coördineert de inzet van vrijwilligers en is je eerste aanspreekpunt bij veranderingen in je wensen en belastbaarheid. vrijwilligerscoordinator@caleidoscoop.nl.
• Werkgroepcoördinator: houdt overzicht over taken en functioneren van een werkgroep en stuurt deze aan. Aanspreekpunt bij praktische vragen over je taken.
• Inwerkbuddy: een collega-vrijwilliger die je de eerste maanden wegwijs maakt.

We hebben faciliteiten en hulpmiddelen om je taken te kunnen doen. Je vrijwilligersaccount en -mailadres zijn gebaseerd op je voor- en achternaam. Het format van het mailadres is altijd hetzelfde: Voornaam van den Achternaam > Voornaam.vdA@caleidoscoop.nl. Als je wilt, kunnen we je achternaam weglaten, maar een garantie op geheimhouding is niet werkbaar.

3. Vrijwilligersprofiel en functies (H4)

Vrijwilligers zijn/worden lid van de vereniging en zijn 18 jaar of ouder. Er zijn allerlei manier om je in te zetten. Als vrijwilliger neem je deel aan één of meer werk- of projectgroepen en/of bestuur. De taakomschrijvingen staan in de vrijwilligersgids. Het is niet noodzakelijk om lotgenoot of naaste te zijn.

Ervaringsdeskundigheid: voor sommige rollen is persoonlijke ervaring met dissociatie wel vereist. We hebben verschillende niveaus van ervaringsdeskundigheid beschreven als hulpmiddel bij gesprek.

4. Aan de slag als vrijwilliger (H5, H6)

• Kennismaking (5): twee gesprekken, aanvragen VOG en tekenen Vrijwilligersakkoord en volgen van de online les Ervaringsdeskundigheid bij Involv.
• Inwerkperiode (6.1 – 6.3) – eerste drie maanden: ondersteuning van je inwerkbuddy, vergaderingen bijwonen, inwerkinformatie lezen, waar nodig cursus volgen. Evaluatie na drie maanden.
• Verder als vrijwilliger (6.4, 6.5): meedoen aan vergaderingen en taken doen in je werkgroep, mogelijkheden tot verdere ontwikkeling en het team beter leren kennen, meer/minder/andere taken mogelijk
• Evaluatie en veranderingen (6.6): contact met de vrijwilligerscoördinator en eens per jaar een jaargesprek.
• Pauze en afwezigheid (6.7, 6.8): ondersteuning bij pauze/time-out (max drie maanden), communicatie bij afwezigheid en vakantie

5. Ontwikkeling en scholing (H7)

Je kunt je inhoudelijk ontwikkelen en/of doorgroeien binnen de vereniging. We bieden kosteloos cursussen aan. Voor sommige taken zijn trainingen vereist.

Via de kennisuitwisseling voor vrijwilligers leer je elkaar beter kennen en ontwikkel je je ervaringsdeskundigheid of andere vaardigheden.

6. Vertrouwelijkheid en privacy (H8)

Je gaat vertrouwelijk en volgens de afspraken om met gegevens waar je als vrijwilliger mee in aanraking komt. Medische gegevens (zoals classificaties) vallen onder bijzondere persoonsgegevens: daarvoor gelden aanvullende afspraken. De vertrouwelijkheid duurt voort nadat je gestopt bent als vrijwilliger of met een bepaalde taak.

7. Waardering, vrijwilligersvergoeding en verzekering (H9, H10)

Gedurende het jaar ontvang je kleine attenties zoals een verjaardagskaartje. En bieden we je teamuitjes en ontmoeting op onze kosten. Je bent via ons verzekerd voor schade: meld die zo snel mogelijk hij bestuur (met foto’s/bewijzen).

Je hebt recht op een vrijwilligers- en onkostenvergoeding. Declareren kan tot 31 januari voor het voorgaande jaar. Actuele informatie en declaratie indienen vind je op de declaratiepagina.

8. Klachten en bemiddeling (H11) en belangenverstrengeling voorkomen (H13)

Praat met elkaar, niet over elkaar. Als dat nodig of prettig is, kun je gebruik maken van bemiddeling en de klachtenregeling: www.caleidoscoop.nl/klachtenregeling. Bemiddeling en gesprek is verplicht als je betrokken bent bij een klacht over je gedrag/functioneren.

Meld mogelijke belangenverstrengeling bij het bestuur. Er zijn afspraken om onafhankelijkheid te borgen.

9. Beëindiging van vrijwilligerswerk (H15)

Neem contact op met de vrijwilligerscoördinator als je wilt stoppen. Hanteer de opzegtermijn en maak een overdracht, tenzij dat niet kan. In sommige situaties beëindigen wij je vrijwilligerswerk. We bieden altijd een afrondingsgesprek aan en sturen je een bedankje.